Aufgrund einer Neuregelung im Datenschutzgesetz NRW besteht für die Kommunen die Verpflichtung zur Bestellung eines behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Der behördliche Datenschutzbeauftragte (DSB) hat die Funktion einer verwaltungsinternen Kontrollinstanz. In Nordrhein-Westfalen wird seine Tätigkeit durch §§ 32a DSG NRW umrissen. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz in seinem Zuständigkeitsbereich beachtet werden. Zu seinen Aufgaben gehören z. B. folgende Punkte:
- Beratung der Verwaltungsspitze in Grundsatzfragen zum Datenschutz; Beratung und Unterstützung der Fachbereiche einschließlich der Personalvertretung in allen Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit.
- Unmittelbare Ansprechperson aller Bürgerinnen und Bürger in Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten bei der Stadtverwaltung Herzogenrath ferner aller Beschäftigten der Stadtverwaltung Herzogenrath in Angelegenheiten des Arbeitnehmerdatenschutzes, sowie der politischen Vertretung.
- Mitwirkung in Projekten mit datenschutzrelevanten Komponenten, insbesondere bei der Erarbeitung von Satzungen, Dienstvereinbarungen, Geschäftsordnungen, Richtlinien.
- Führung des Verzeichnisses automatisiert geführter Verfahren für die Gesamtverwaltung. Gewährung von Einsicht durch berechtigte Personen.
- Regelung von technischen und organisatorischen Maßnahmen auf der Grundlage eines Sicherheitskonzeptes vor Entscheidung über Einsatz oder wesentlicher Änderung eines automatisierten Verfahrens zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vorabkontrolle.
Stellt der DSB bei seiner Tätigkeit Verstöße gegen Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit fest, kann er diese beanstanden und den betroffenen Fachbereich zu einer Stellungnahme auffordern; mit der Beanstandung können Vorschläge zur Beseitigung der Mängel und zur sonstigen Verbesserung des Datenschutzes verbunden werden.